Prijavo lahko oddate popolnoma anonimno, tako da si izmislite svoje unikatno zasebno geslo, ki ga boste poznali samo vi in iz njega ni možno prepoznati vaše identitete ter s katerim boste lahko spremljali celotni postopek in po potrebi dodajali priponke ter komunicirali s svojim zaupnikom v organiziji. Druga možnost posredovanja prijave je, da se registrirate s svojimi osnovnimi podatki (ime, priimek, e-naslov) in si ustvarite svoj uporabniški račun, preko katerega boste lahko stalno spremljali in dopolnjevali vse svoje prijave ter komunicirali z zaupnikom v svoji organizaciji.

Vašo identiteto (če niste izbrali anonimne prijave) in vašo prijavo lahko vidi samo pooblaščen uslužbenec v vaši organizaciji - zaupnik. Vaša organizacija mora zagotoviti, da se vaša identiteta brez vašega izrecnega soglasja ne razkrije nikomur, razen pooblaščenim članom osebja, ki so pristojni za sprejemanje ali obravnavanje prijav. To velja tudi za vse druge podatke, iz katerih je mogoče neposredno ali posredno sklepati na vašo identiteto.

• Vaše identitete ni mogoče izslediti, razen če jo namerno ali nenamerno razkrijete sami med postopkom prijave. V kolikor ste oddali prijavo anonimno in želite tudi med samim postopkom ostati anonimni, potem bodite še posebej previdni, da v prijavi in nadaljnem postopku ne navajate podatkov, kateri bi lahko razkrili vašo identiteto (npr. geslo iz vaših kratic imena in priimka, priponke z dokumenti, ki vsebujejo vaše podatke ...). V kolikor boste priložili datoteke predtem preverite, ali so v njih metapodatki, ki bi lahko razkrili vašo identiteto. Priporočamo, da dokumente pošljete v formatu PDF ali kot slike. Upravitelj aplikacije družba VIRTUAL IT d.o.o. ne shranjuje IP naslovov in časovnih žigov iz katerih bi bilo mogoče razbrati prijavitelja.

• Zaupnik mora v zakonskih sedmih dneh od prejema vaše prijave narediti t.i. preizkus in če so izpolnjeni pogoji za obravnavo vaše prijave, vam mora zaupnik izdati potrdilo o sprejemu prijave, ki vključuje datum in čas prejema.

• Da lahko zaupnik sprejme v obravnavo vašo prijavo mora ta izpolnjevati naslednje zakonske pogoje (UL RS št. 16/2023):
  1. da ste kot prijavitelj fizična oseba;
  2. da se vaše informacije nanašajo na informacije o kršitvi predpisov, ki veljajo v Republiki Sloveniji, in ste jih kot prijavitelj pridobili v svojem delovnem okolju;
  3. da vaše prijavljene informacije o kršitvah niso očitno neresnične;
  4. da ste prijavo kot prijavitelj podali pred potekom dveh let po prenehanju kršitve.
  

• V aplikaciji e-Zaupnik lahko stalno sledite postopku svoje prijave, vendar na kakšen način je odvisno, od tega, kako ste oddali svojo prijavo. V kolikor ste oddali prijavo tako, da ste se registrirali in pridobili svoj uporabniški dostop, potem lahko vse svoje prijave vedno spremljate v svoji nadzorni plošči, poleg tega ste za vsako spremembo v vašem primeru obveščeni tudi na vaš e-naslov, s katerim ste se registrirali (tega lahko po želji tudi zamenjate v svojem uporabniškem profilu). V primeru, da pa ste prijavo oddali anonimno, ste morali pri oddaji prijave določiti svoje zasebno geslo, s katerim lahko kasneje komunicirate, dodajate priponke.

• Zaupnik je oseba, ki jo imenuje nadzorni organ ali delodajalec, da ta prejema prijave o kršitvah integritete ali korupcije in zagotavlja varovanje zaupnosti identitete prijaviteljev (zaposlenih v organizaciji). Zaupnik mora biti neodvisen in nepristranski ter imeti ustrezno znanje in strokovno usposobljenost za opravljanje svojih nalog.

• Prijavitelj (t.i. žvižgač), ki poda prijavo v dobri veri in se ta potrdi kot verodostojna ter resnična, je zaščiten pred povračilnimi ukrepi po zakonu Republike Slovenije (UL RS št. 16/2023) in internem pravilniku vaše organizacije.

• Celotni Zakon o zaščiti prijaviteljev (ZZPri) si lahko preberete v Uradnem listu RS na tej povezavi - za ogled kliknite tu.